Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform und aller verbundenen Dienste verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattform und ihrer Dienste
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Insbesondere bei optionalen Integrationen (z. B. Google Calendar, Meta), Tracking-Einwilligungen und E-Mail-Benachrichtigungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse: Sicherstellung der Plattformsicherheit, Betrugsprävention, Fehleranalyse
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Bei Aktivierung der Google Calendar Synchronisation gelten folgende Bestimmungen:

Bei Nutzung von Drittanbieter-Integrationen werden Daten mit folgenden Diensten ausgetauscht:

Alle Integrationen sind optional und werden erst nach ausdrücklicher Aktivierung durch den Nutzer aktiv. Für jeden Drittanbieter gelten zusätzlich dessen eigene Datenschutzrichtlinien.

Im Rahmen der Terminverwaltung werden automatisierte E-Mails versendet:

• Terminbestätigungen an Kunden und Gäste
• Terminerinnerungen (konfigurierbare Vorlaufzeiten)
• Statusänderungs- und Stornierungsbenachrichtigungen
• Gästeeinladungen zu Terminen

Der Versand dieser E-Mails kann pro Kalender in den Benachrichtigungseinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselung: Sensible Daten (Token, API-Keys) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert
• Transportverschlüsselung: Alle Verbindungen erfolgen über HTTPS/TLS
• Authentifizierung: JWT-basierte Zugriffskontrolle mit Mandantentrennung (Multi-Tenant-Architektur)
• CSRF-Schutz: OAuth-Flows verwenden signierte State-Parameter mit Nonce-basiertem Replay-Schutz
• Zugangskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen auf Organisations- und Standortebene
• Audit-Logging: Sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert
• Automatische Token-Erneuerung: Ablaufende Zugriffstoken werden automatisch erneuert

Die Plattform selbst setzt funktional notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung ein.

Über die Plattform erstellte Websites und Formulare können Tracking-Pixel und Analyse-Tools einbinden. Der Nutzer (Plattform-Kunde) ist selbst dafür verantwortlich, eine datenschutzkonforme Einwilligungslösung (Consent Management) für seine Endnutzer bereitzustellen. Die Plattform unterstützt Google Consent Mode v2.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist:

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos
• CRM-Daten: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Kontolöschung
• Termindaten: Bis zur Löschung durch den Nutzer; Stornierungsgründe werden archiviert
• Integrations-Token: Bis zur Trennung der Verbindung; werden dann sofort gelöscht
• Analytics-Daten: Entsprechend den konfigurierten Aufbewahrungsfristen
• Rechnungsdaten: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorgaben

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@customrflow.com

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.